Zahlreiche Unternehmen verkaufen Waren oder Dienstleitungen gegen Zahlungsziel. Das bedeutet, dass die Kunden die gekauften Produkte nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen. Für den Verkäufer besteht bei offenen Forderungen das Risiko von verspäteten Zahlungen oder sogar von Zahlungsausfällen. Daher übernimmt das Debitorenmanagement den kompletten Prozess vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang. Ein effektives Debitorenmanagement sichert die Liquidität einer Firma und sorgt dafür, dass es keine Forderungsausfälle gibt. Unternehmen unterhalten entweder eine eigene Debitorenbuchhaltung oder sie entschließen sich zum Outsourcing.
Debitorenmanagement – Definition
Das Debitorenmanagement gehört zum Rechnungswesen eines Unternehmens. In dem Bereich werden die Geldströme und Leistungsströme der Firma erfasst und kontrolliert. Einige Unternehmen bezeichnen den Geschäftsbereich auch als Kreditmanagement, Credit Management oder Forderungsmanagement. Sobald eine Ware oder Dienstleistung auf Kredit verkauft wird, gewährt der Verkäufer dem Käufer einen Lieferantenkredit. In der Bilanz wird die offene Forderung im Umlaufvermögen aufgeführt. Ziel des Debitorenmanagements ist die Erhaltung der Zahlungsfähigkeit des Verkäufers sowie die Vermeidung von Zahlungsausfällen und Forderungsabschreibungen. Außerdem regelt das Debitorenmanagement sämtliche Prozesse vor dem Entstehen einer offenen Forderung und legt interne Regeln für die Zahlungsziele und die Auswahl der Debitoren fest.
Aufgaben im Debitorenmanagement
Die Aufgaben im Debitorenmanagement setzen sich zusammen aus dem Forderungsmanagement und der Debitorenbuchhaltung. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Regeln für Zahlungsziele festlegen
- Auswahl und Bonitätsprüfung der Debitoren
- Vertragsgestaltung und Konditionenmanagement
- Debitorenbuchhaltung
- Mahnwesen und Inkasso
Auch Existenzgründer und Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) sollten sich mit den einzelnen Aufgaben befassen und feste Regeln für ihren Betrieb bestimmen. So ist von Beginn an festgelegt, ob der Verkäufer seinen Kunden einen Lieferantenkredit gewährt, welche Zahlungsbedingung für welche Käufergruppe gilt und wie Forderungsausfälle vermieden werden. Die einzelnen Maßnahmen sorgen für eine schnelle und einheitliche Abwicklung der Kundenanfragen und sichern die Liquidität des Unternehmens!
Regeln für Zahlungsziele festlegen
Als Geschäftsinhaber sollten Sie sich bei der Festlegung von Regeln für Zahlungsfristen diese Fragen stellen:
- Wie schnell benötige ich das Geld aus den Verkäufen, um meine eigenen laufenden Kosten zu decken?
- Biete ich jedem Kunden einen Lieferantenkredit an oder nur ausgesuchten Kundengruppen beziehungsweise ab einer bestimmten Rechnungssumme?
- Wie lang sollen die Zahlungsfristen ausfallen?
- Habe ich die Zeit oder das Personal, um die offenen Forderungen einzubuchen und die Zahlungseingänge zu überprüfen?
Aus der Beantwortung dieser Fragen ergeben sich die Regeln für Ihr Unternehmen, wenn ein Kunde nach einer späteren Bezahlung der Rechnung fragt.
Auswahl und Bonitätsprüfung der Debitoren
In der Praxis haben die Käufer häufig 30 bis 90 Tage Zeit, den Rechnungsbetrag zu überweisen. Um Forderungsausfälle zu vermeiden, sollten Sie diese Möglichkeit nur zahlungskräftigen Kunden einräumen. Dazu müssen Sie die Bonität der Käufer regelmäßig überprüfen. Diese Aufgabe können Sie selbst übernehmen oder beim Factoring an den Factoringanbieter outsourcen.
Vertragsgestaltung und Konditionenmanagement
Im Kaufvertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen legen Sie die Konditionen für einen Verkauf fest. Das Konditionenmanagement bestimmt diese Faktoren:
- Höhe des Skontoabzugs bei Barzahlung beziehungsweise Überweisung des Rechnungsbetrages innerhalb der von Ihnen gesetzten Frist. Beispiel: 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.
- Bedingungen für ein Zahlungsziel. Beispiel: Rechnung zahlbar 60 Tage nach Rechnungseingang.
Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung übernimmt die wichtige Aufgabe der Überwachung der offenen Forderungen. Dazu werden die Rechnungen mit Zahlungsziel in die Debitorenkonten eingebucht. Kommt es zu einer Reklamation oder einer Rückabwicklung, verbucht die Debitorenbuchhaltung die entsprechenden Gutschriften. Bei Erreichen des Zahlungsziels muss der Zahlungseingang überprüft werden. Hat der Kunde nicht gezahlt, folgen Mahnwesen und Inkasso.
Mahnwesen und Inkasso
In der Praxis rufen die Kreditoren zunächst bei dem Käufer an, wenn er eine Rechnung nicht fristgemäß bezahlt. Nach dieser freundlichen Zahlungserinnerung folgen 1., 2. und 3. Mahnung in schriftlicher Form. Falls der Schuldner immer noch nicht zahlt, wird das gerichtliche Mahnverfahren mit Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid eingeleitet. Bleiben diese Maßnahmen ebenfalls ohne Erfolg, wird ein Gerichtsvollzieher mit dem Inkasso beauftragt. Diese Aufgaben kann der Verkäufer selbst übernehmen oder an ein Inkassounternehmen auslagern. Im Rahmen von Full Service Factoring stellen Mahnwesen und Inkasso eine Dienstleistung des Factors dar.
Diese Vorteile bietet das Debitorenmanagement
Eine effektive Debitorenbuchhaltung schützt ein Unternehmen vor Forderungsausfällen und sorgt für einen regelmäßigen Zahlungsfluss. Dadurch kann die Firma ihre eigenen Rechnungen pünktlich bezahlen und spart durch den Skontoabzug Geld. Der Kontokorrentkredit auf dem Geschäftskonto muss nicht genutzt werden, wodurch Zinsen eingespart werden. Auch ein Darlehen ist nicht erforderlich, um Rohstoffe und Waren einzukaufen oder zu expandieren. Gleichzeitig werden säumige Zahler rechtzeitig angemahnt, wodurch es zu weniger Zahlungsausfällen kommt. Bei einer ausreichenden Liquidität können Sie außerdem guten Kunden attraktive Zahlungsziele anbieten, was zu mehr Umsatz oder neuen Kunden führen kann.
Unterschied zwischen Debitorenmanagement & Forderungsmanagement
Im Rechnungswesen werden die beiden Begriffe häufig gleichbedeutend eingesetzt. Sowohl Debitorenmanagement als auch Forderungsmanagement haben das Ziel, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Der Bereich des Forderungsmanagements legt die Regeln und Konditionen für die Lieferantenkredite fest und steuert die Auswahl der Debitoren. Das Debitorenmanagement umfasst zusätzlich die Debitorenbuchhaltung mit sämtlichen Buchungsvorgängen der offenen Rechnungen, Gutschriften und Zahlungseingängen.
Debitorenmanagement outsourcen
Bei einem hohen Liquiditätsbedarf können Sie auf Barzahlung bestehen oder nur kurze Zahlungsfristen einräumen. Sie können sich aber auch zum Factoring entscheiden und die offenen Rechnungen an einen Factor verkaufen. Beim Full Service Factoring ist das Outsourcing des Debitorenmanagements Bestandteil des Factoringvertrages. Außerdem übernimmt der Factor das Ausfallrisiko. Der Kreditor profitiert sowohl von der schnellen und sicheren Liquiditätssteigerung als auch von der Entlastung der eigenen Buchhaltung.