Forderungsmanagement – wichtig für den Mittelstand

Wenn mittelständische Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung verkaufen, stellen sie eine Rechnung aus. Bei Selbstabholung bezahlt der Käufer die Rechnung sofort in bar. Häufig erfolgt aber der Verkauf der Ware oder die Erbringung der Dienstleistung mit anschließendem Rechnungsversand. Vom Ausstellungsdatum der Rechnung bis zum Zahlungseingang gewährt der Verkäufer seinem Kunden einen unverzinsten Kredit. Wenn der Käufer nach einem Zahlungsziel fragt, hat der Kredit eine Laufzeit von 30–90 Tagen.

Um sicherzustellen, dass die offenen Forderungen tatsächlich bezahlt werden, setzt das Forderungsmanagement des Verkäufers ein. Ein gutes Forderungsmanagement überwacht und steuert den kompletten Prozess vom Entstehen der Forderung bis zum Zahlungseingang und sorgt für die Liquidität des Unternehmens.

Das Forderungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Abteilung Rechnungswesen. Die wichtigste Funktion ist die Sicherung der eigenen Liquidität. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kommen in Zahlungsschwierigkeiten, wenn ihre Kunden die offenen Rechnungen nicht pünktlich bezahlen. Schließlich fallen regelmäßig laufende Kosten an, wie Gehälter, Miete, Versicherungsbeiträge und Sozialabgaben. Auch die Raten für einen Bankkredit oder einen Lieferantenkredit, sowie Steuervorauszahlungen und andere feste Ausgaben müssen pünktlich bezahlt werden. Wenn die liquiden Mittel zur Begleichung der eigenen Rechnungen fehlen, kann ein Betrieb trotz guter Auftragslage schnell in finanzielle Schwierigkeiten kommen. Um die eigene Insolvenz zu vermeiden, muss ein Unternehmer die Aufgaben des Forderungsmanagements ernst nehmen und regelmäßig ausführen.

Die wichtigsten Aufgaben des Forderungsmanagements sind:

1. Ausstellen und Übergabe beziehungsweise Versand der Rechnung an den Käufer
2. Debitorenbuchhaltung zum Einbuchen der offenen Forderungen
3. Mahnwesen und Inkassomaßnahmen bei Zahlungsverzug und Zahlungsausfall

Rechnungen für erbrachte Lieferungen oder Leistungen müssen spätestens sechs Monaten nach Ausführung ausgestellt werden. Bei einer Rechnung mit Zahlungsziel erfolgt die Einbuchung der Forderung mit Angabe der Fälligkeit. Im Rahmen des Forderungsmanagements kann ein Unternehmen auch Höchstgrenzen für bestimmte Debitoren festlegen. Dadurch werden zu hohe offene Forderungen für einen bestimmten Abnehmer vermieden. Neue Bestellungen können erst erfolgen, wenn die offenen Rechnungen bezahlt sind.

Trotz dieser Vorsichtsmaßnahme kommt es bei einigen Kunden zu einem Zahlungsverzug. Wenn bei Erreichen des Zahlungstermins keine Zahlung erfolgt ist, muss der Verkäufer sofort eine Mahnung verschicken. Reagiert der Debitor nicht, sollte ein Mahnbescheid folgen. Damit die Forderung erst nach 30 Jahren verjährt, kann der Kreditor bei weiterer Nichtzahlung einen Titel in Form eines Vollstreckungsbescheids erwirken.

Diese Maßnahmen verlangen eine regelmäßige Überwachung der offenen Forderungen. Die Zeit dazu haben Einzelunternehmer oder Kleinbetriebe aber häufig nicht. Daher entscheiden sich immer mehr mittelständische Unternehmen für ein professionelles Forderungsmanagement durch einen externen Dienstleister. Besonders beliebt ist Factoring, da der Factor neben dem Forderungsmanagement auch die Vorfinanzierung der offenen Rechnungen anbietet.

Factoringunternehmen sind Banken, Versicherungen oder unabhängige Anbieter, die offene Forderungen ankaufen. Neben der Finanzierungsfunktion übernehmen die Unternehmen auch verschiedene Dienstleistungen sowie die Delkrederefunktion. Das Outsourcing des Forderungsmanagements bietet den Kreditoren daher mehrere Vorteile auf einmal:

• schnelle Liquidität
• Entlastung der hauseigenen Buchhaltung
• überschaubare Kosten
• sichere Zahlungseingänge
• Absicherung gegen Zahlungsausfälle

Der Kreditor reicht offene Rechnungen online ein und erhält sofort circa 80 % der Rechnungssumme auf sein Geschäftskonto. Dafür berechnet der Factor Zinsen und eine Gebühr für seine sonstigen Dienstleistungen. Zu diesen Leistungen gehört die Überwachung des Zahlungseingangs sowie Mahnwesen und Inkasso bei Nichtzahlung. Ein weiterer wichtiger Service des Factors ist die regelmäßige Überprüfung der Debitoren. Sobald sich die Bonität eines Kunden verschlechtert, kann der Verkäufer sein Forderungsmanagement anpassen. So können Verkäufe nur noch gegen Barzahlung erfolgen oder der Kunde darf nur noch einen bestimmten Warenwert mit Zahlungsziel kaufen. Diese Maßnahmen sichern die Liquidität und sorgen dafür, dass das eigene Unternehmen über eine stabile Finanzdecke verfügt.

Seit mehr als 20 Jahren bietet CF Commercial Factoring den Ankauf offener Forderungen für mittelständische Unternehmen an. Unser kompetentes Team verfügt über langjährige Erfahrungen im Forderungsmanagement. Wir erstellen gerne ein individuelles Angebot für Firmen aus unterschiedlichen Branchen. Auch Start-ups und Betriebe in der Insolvenz gehören zu unserem Kundenkreis. Vereinbaren Sie gerne einen Beratungstermin, wenn Sie erfahren möchten, welche Vorteile Factoring und Forderungsmanagement durch einen erfahrenen Factor Ihrem Unternehmen bietet!