Kunde zahlt nicht – was tun? So kommen Sie zu Ihrem Geld!

Die Ware wurde geliefert oder die Dienstleistung erbracht, aber der Kunde zahlt nicht? Diese Situation kennen die meisten Unternehmen. Eine unbezahlte Rechnung verursacht einen großen Arbeitsaufwand, den die Kreditoren eingehen müssen. Ansonsten können die offenen Forderungen zu eigenen Zahlungsschwierigkeiten führen oder sogar für die Insolvenz des Verkäufers sorgen. Daher gehört das Forderungsmanagement zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne eine eigene Buchhaltungsabteilung können das komplette Debitorenmanagement im Rahmen von Factoring an den Factor auslagern. Beim Full Service Factoring übernimmt der Factor Mahnwesen und Inkasso und trägt das Ausfallrisiko. Das sorgt für Liquidität beim Verkäufer und schützt vor Forderungsausfällen.
 

Die Ware oder Dienstleistung sofort erhalten, aber erst später bezahlen? Viele Verkäufer nutzen ein Zahlungsziel als Verkaufsargument. Die spätere Bezahlung hebt den Anbieter von der Konkurrenz ab und sorgt für mehr Umsatz. Doch was bedeutet eine spätere Bezahlung und welche Zahlungsziele können Sie Ihren Kunden anbieten? Diese Fragen beantworten wir in unserem Ratgeber.

Nach § 271 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist eine Rechnung sofort nach Lieferung fällig. Das bedeutet aber nicht, dass der Kunde den Rechnungsbetrag umgehend überweisen muss. Auch hier sieht das BGB eine Frist vor, bis zu der das Geld bei dem Verkäufer eingehen muss: Spätestens 30 Tage nach Eingang der Rechnung beziehungsweise nach Erhalt der Ware oder Dienstleistung muss der Käufer Zahlung leisten. Wenn der Kunde nicht bezahlt, gerät er ohne Mahnschreiben des Verkäufers automatisch in Verzug. Wenn es sich um einen privaten Käufer handelt, muss sich der Hinweis auf den Zahlungsverzug auf der Rechnung befinden. Mit Beginn des Zahlungsverzugs darf der Gläubiger Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.

Die Höhe der Mahngebühren darf der Gläubiger nicht nach eigenem Ermessen bestimmen. Verschiedene Gerichtsurteile besagen, dass die Gebühren den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen müssen. Das bedeutet, dass der Verkäufer die Kosten für Papier, Druck und Porto berechnen darf. Den Arbeitsaufwand und die Personalkosten darf der Gläubiger dem Schuldner nicht in Rechnung stellen.

Die Höhe der Verzugszinsen ist gesetzlich in § 288 BGB geregelt:

• 5 % p. a. über dem Basiszinssatz für private Schuldner
• 9 % p. a. über dem Basiszinssatz für gewerbliche Schuldner

Der Basiszinssatz ist der amtliche Marktzinssatz, den die Deutsche Bundesbank zweimal im Jahr berechnet und veröffentlicht. Es kann sich auch um einen negativen Zinssatz handeln. In dem Fall liegt die Höhe der Verzugszinsen unter den im Gesetz angegebenen Zinsen.

In der Praxis vereinbaren Käufer und Verkäufer häufig entweder einen festen Zahlungstermin ("Rechnung fällig am 14.10. des Jahres") oder ein Zahlungsziel wie "14 Tage netto" oder "10 Tage abzüglich 2 % Skonto". Auch hier gerät der Schuldner automatisch in Verzug, wenn er bei Erreichen des Zahlungsziels keine Zahlung leistet. Wenn die vereinbarte Zahlungsfrist vorbei ist und der Gläubiger keinen Zahlungseingang feststellen kann, erfolgt eine Mahnung. Zunächst verschickt der Verkäufer das Mahnschreiben selbst, ohne einen Anwalt einzuschalten. Beim Factoring übernimmt der Factor diese Aufgabe. Erst wenn das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg hat, wird das Gericht eingeschaltet, um die offene Forderung einzutreiben.

Nach dem Gesetz muss ein Gläubiger den Schuldner nur einmal anmahnen. Im Geschäftsleben werden jedoch folgende Mahnungen eingesetzt:

Die erste Mahnung ist in der Regel eine freundliche Zahlungserinnerung. Dazu muss der Verkäufer oder beim Factoring der Factor die Zahlungsfristen der offenen Rechnungen regelmäßig überwachen und bei einem Zahlungsverzug sofort eingreifen. Wenn der Schuldner die Rechnung nur vergessen oder verloren hat, reagiert er in der Regel auf die freundliche Mahnung.

Folgt kein Zahlungseingang, können ernste Zahlungsschwierigkeiten der Grund dafür sein. Daher muss circa zwei Wochen nach der Zahlungserinnerung die zweite Mahnung folgen. Das Mahnschreiben kann auch per E-Mail verschickt werden. Um die Zustellung beim Gläubiger nachzuweisen, empfiehlt sich jedoch der Versand per Einschreiben. Die zweite Mahnung sollte eine genaue Frist enthalten, bis zu der der Gläubiger den Zahlungseingang erwartet. Lässt der Schuldner auch diese Frist verstreichen, ohne den Rechnungsbetrag zu überweisen, muss der Verkäufer von einem möglichen Zahlungsausfall ausgehen. Der Gläubiger kann dann direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Da dieser Weg mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, verschicken die meisten Unternehmen zunächst eine dritte und letzte Mahnung.

Die dritte Mahnung fordert den Schuldner zum letzten Mal zur Zahlung auf. Der Kunde wird außerdem darauf hingewiesen, dass der Gläubiger das gerichtliche Mahnverfahren einleitet, wenn weiterhin keine Zahlung erfolgt. Dadurch kommen auf den Käufer weitere Mahngebühren und Zinsen sowie gegebenenfalls ein negativer Eintrag bei einer Wirtschaftsauskunftei zu.

Durch das gerichtliche Mahnverfahren sollen Gläubiger ihre Forderungen schneller und einfacher durchsetzen als durch eine Klage gegen den Schuldner. Der Gläubiger kann das Mahnverfahren selbst beantragen und muss keinen Anwalt einschalten. Das Verfahren erfolgt in maximal drei Schritten:

• Beantragung eines Mahnbescheids bei dem zuständigen Amtsgericht sowie Zustellung des Mahnbescheids an den Schuldner. Mit dem Mahnbescheid verhindert der Gläubiger außerdem die Verjährung der Schuld, die sonst nach drei Jahren eintritt.
• Bei Nichtzahlung folgen Beantragung eines Vollstreckungsbescheids und Zustellung an den Schuldner. Der Vollstreckungsbescheid muss innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt werden. Mit dem Vollstreckungsbescheid erhält der Gläubiger einen Titel zur Zwangsvollstreckung in das Vermögen des Schuldners.
• Zahlt der Schuldner auch nach dem Vollstreckungsbescheid nicht, kann der Gläubiger die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher durchführen lassen.