Unternehmen jeder Größe müssen darauf achten, dass ihre Kunden die Rechnungen fristgemäß bezahlen. Zu späte Zahlungseingänge und Zahlungsausfälle können den Verkäufer in Zahlungsschwierigkeiten bringen, die bis zur Insolvenz des eigenen Unternehmens führen können. Auch wenn das Mahnwesen zeitaufwendig ist und administrativen Aufwand bedeutet, gehört es zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Ein effektives Mahnwesen schützt vor mangelnder Liquidität und sichert den Fortbestand der eigenen Firma. Durch Factoring können kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Start-ups und Einzelunternehmer ohne eigene Buchhaltungsabteilung die Debitorenbuchhaltung an einen Factor abgeben. Das sichert die Liquidität und spart Geld und Zeit, die der Unternehmer zur Neukundengewinnung oder Entwicklung neuer Produkte einsetzen kann.
Definition Mahnwesen
Das Mahnwesen umfasst sämtliche Maßnahmen des Zahlungsempfängers, um den fälligen Betrag für eine erbrachte Leistung zu erhalten. Bei Rechnungen mit Zahlungsziel muss der Gläubiger den pünktlichen Zahlungseingang überwachen. Sobald ein Kunde nicht fristgemäß zahlt, sollte das Mahnwesen einsetzen. Nur durch ein konsequentes Mahnwesen und rechtzeitige Folgemaßnahmen sichert der Verkäufer seine eigene Liquidität. Mahnungen können sowohl schriftlich als auch mündlich, zum Beispiel durch einen Anruf, erfolgen.
Ablauf und Fristen im Mahnwesen
Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er als Unternehmen später als 30 Tage nach Empfang der Leistung oder Ware die Rechnungssumme nicht bezahlt. Der Verkäufer muss die Zahlung bei einem gewerblichen Kunden nicht anmahnen. Private Verbraucher haben 30 Tage nach Erhalt der Rechnung Zeit, den Kaufpreis zu zahlen, falls keine Sofortzahlung vereinbart ist. Darauf muss der Verkäufer ausdrücklich in der Rechnung hinweisen. Eine Rechnung ist entweder sofort fällig oder der Verkäufer räumt ein Zahlungsziel ein. Der Termin wird in der Regel auf der Rechnung vermerkt, entweder als festes Datum oder als Zeitraum, wie 60 Tage ab Rechnungsausstellung. Sobald das Zahlungsziel erreicht ist und der Kunde nicht zahlt, sollte der Gläubiger an die Zahlung erinnern. Dazu nutzen viele Unternehmen das bekannte Mahnverfahren aus einer Zahlungserinnerung und drei darauffolgenden Mahnungen.
Zahlungserinnerung
Häufig ist eine Zahlungserinnerung ein Anruf oder ein freundliches Schreiben, mit dem der Verkäufer um Ausgleich der offenen Rechnung bittet. Vor allem wenn Sie die Geschäftsbeziehung mit dem Kunden fortführen möchten, sollte die Zahlungserinnerung vorsichtig formuliert werden. Trotzdem sollten Sie einen Termin setzen, bis zu dem Sie den Zahlungseingang erwarten. Nach der Zahlungserinnerung folgt die erste Mahnung, falls der Schuldner nicht reagiert.
Erste Mahnung
Das erste Mahnschreiben sollte folgende Angaben enthalten:
- Bezeichnung 1. Mahnung
- Name und Adresse von Gläubiger und Schuldner
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- offener Betrag und ursprüngliche Fälligkeit
- neues Zahlungsziel, in der Regel kürzer als in der Zahlungserinnerung
Der Tonfall in diesem Schreiben ist ernster als in der Zahlungserinnerung und der Kunde wird unmissverständlich aufgefordert, den überfälligen Betrag zu überweisen.
Zweite Mahnung
Wenn der Schuldner auf die Zahlungserinnerung und das erste Mahnschreiben nicht reagiert, gerät er in Verzug. Das bedeutet, dass der Verkäufer zusätzlich zu der Rechnungssumme Verzugszinsen und Mahnkosten in Rechnung stellen darf. Die Frist für den Zahlungseingang sollte maximal eine Woche betragen.
Dritte Mahnung
Das dritte Mahnschreiben stellt gleichzeitig die letzte Mahnung dar. In diesem Schreiben wird der säumige Kunde zum letzten Mal aufgefordert, die offene Rechnung und die bis dahin angefallenen Kosten zu bezahlen. Außerdem weist der Absender darauf hin, dass bei einem weiteren Ausbleiben der Zahlung das gerichtliche Mahnverfahren einsetzt. Dazu stellt der Gläubiger einen Antrag auf einen Mahnbescheid bei dem zuständigen Amtsgericht. Reagiert der Zahlungspflichtige nicht auf den Mahnbescheid, folgen Vollstreckungsbescheid und die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers.
Welche Kosten muss der Zahlungspflichtige tragen?
Sowohl das betriebliche als auch das gerichtliche Mahnwesen sind mit Kosten verbunden. Diese Kosten muss der Käufer tragen, der seine Rechnung nicht pünktlich oder gar nicht bezahlt. Die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen ist durch verschiedene Gerichtsurteile beziehungsweise per Gesetz vorgegeben:
- Mahngebühr: Die Gebühr darf nach BGH-Urteil (Az. VIII ZR 95/18) nur die tatsächlich angefallenen Kosten für Telefon, Papier, Druckerpatrone und Porto betragen.
- Verzugszinsen für private Verbraucher: Nach § 288 BGB beträgt der Zinssatz 5 % über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.
- Verzugszinsen für gewerbliche Kunden: Nach § 288 BGB beträgt der Zinssatz 9 % über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.
Mahnwesen mit Factoring auslagern
Für viele Unternehmen stellt die Debitorenbuchhaltung einen hohen Kostenfaktor dar. Vor allem Einzelunternehmern und KMU fehlt die Zeit oder das Personal, um die Zahlungseingänge lückenlos zu überwachen und bei einem Zahlungsverzug das Mahnverfahren einzuleiten. Dabei sind diese Aufgaben äußerst wichtig, um die eigene Liquidität zu sichern. Durch Factoring können die Betriebe das Mahnwesen auslagern. Beim Full Service Factoring kauft der Factor nicht nur die offenen Forderungen an. Er übernimmt auch die Debitorenbuchhaltung und kümmert sich bei überfälligen Rechnungen um Mahnwesen und Inkasso. Der Kreditor muss sich mit diesen Aufgaben nicht mehr befassen und kann sich auf einen fristgemäßen Zahlungseingang verlassen.